テレワーク導入前に 忘れていませんか？名刺の電子化

テレワーク・デイズをご存知ですか？
2017年から政府が中心となり進めている働き方改革の国民運動で、東京2020オリンピックの開会日にあたる7月24日を「テレワーク・デイ」と名付け、テレワークの推進を呼びかけています。

みなさんの会社での推進状況はいかがでしょう。弊社では遅ればせながら、近々テレワークを本格稼働する予定で、準備も佳境となっています。そこで一役買っているクラウド名刺管理サービスのSansanについて、本日はご紹介したいと思います。

いざテレワークをと思っても、インフラやら、社内制度やら、環境構築に大変な準備を要します。

紙で管理されている情報の扱いもその一つですね。名刺も紙情報の一つです。文書のデータ化は比較的進んでいるけれど、名刺はまだ、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。弊社では、クラウド名刺管理サービスのSansanを利用しています。

ですが、個人情報などの重要情報を扱うことを前提に設計されている法人向けのクラウドサービスには、非常にレベルの高いセキュリティ体制が敷かれています。逆に「外出時に名刺の現物を持ち歩く方がリスクである」という観点で、弊社では導入が進みました。

弊社は、Sansanを使って3年になります。導入のきっかけは、営業部からの声でした。

当時はまだクリアポケットのついた名刺ファイルで管理していて、異動時の引継ぎでは、自分が持ち続ける名刺と、後任に渡す名刺の仕分けが大変だったり、はたまた、お客様訪問時にファイルをひっくり返して名刺を探したりと。これを解決するためにSansanの名前があがりました。

営業活動

導入の結果、今では異動時の名刺引継ぎ儀式もなくなり、お客様訪問時には、スマホのSansanアプリから訪問先の地図情報をサクッと確認できます。
そして何より、以前は各人が保管していた名刺情報を、社内の皆で共有できるようになりましたので、お客様を訪問する前に、社内の誰がどなたと会っているのか、人のつながりを確認できて、営業活動がとてもスムーズになりました

セキュリティ

先日、駅のホームで名刺の入ったクリアファイルをパラパラとめくっている方を見かけて、あのファイルを落としたらどうなるのかとゾッとしました。弊社の営業担当も数年前にはやっていたことでしょうが、今ではとても考えられません。
その点、情報漏洩リスクの低減にもつながっていると思います。

情報共有

Sansanで名刺情報が共有されていますので、出先から、代理の連絡や、郵便物の送付を依頼できるようになりました。スマホでもSansanの情報を確認できるので、出先から次の訪問先へも直行できます。
これらはすべて、テレワークへのスムーズな移行につながっています。

またSansanは、他社のクラウドサービスとのAPI連携にも多く対応しているので、その点でも、私はメリットを感じています。

私どもディーアールエス株式会社（DRS）は三菱HCキャピタルグループのIT戦略子会社として位置付けられ、PCを中心としたレンタルと、PCの保有・運用に付随するサービスを展開しております。

Sansanも取り扱っておりますので、名刺の電子化にご興味ありましたら、是非お問い合わせください。