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導入事例 三菱UFJリース株式会社様

業務フローを改善し、情報システム部門の業務負担を軽減。PCの分散管理を実現できました。

三菱UFJリース株式会社

執行役員 情報システム部長 松尾 秀司 氏(左)
情報システム部 課長代理 北野 慎一郎 氏(右)

三菱UFJリース株式会社様は、業界トップクラスの大手総合リース会社。MUFGグループの中核リース会社として、リース・ファイナンスを始め、環境、不動産、ヘルスケア、中古機器売買、航空、ロジスティクスなどお客様に多彩なソリューションを提供しています。グループ会社へのシステム基盤提供も行っており、同社の情報システム部では、社内のシステムに加え、グループ十数社のシステムの取りまとめも行っています。主に管理しているのは、基幹システムや業務アプリであり、クライアントパソコン(以下PC)の管理・運用にはDRSのIT資産管理サービス「DREAMS」をご活用いただいています。

さらに今回、DREAMSを利用部署単位でご活用いただくご提案をさせていただきましたので、インフラ系運用保守を統括されている北野様へ率直なご感想とご意見をおうかがいします。

三菱UFJリース株式会社様「DREAMS」導入効果

  1. IT資産管理のコスト低減・効率化
  2. 倉庫在庫の適正化
  3. IT資産の有効活用
  4. IT資産台帳の管理プロセスの明確化・高度化
  5. PCの分散管理を実現

「DREAMS」導入前の課題

約3,000台のPCを集中管理。
「本業」に注力するためにも負荷軽減は必要だった。

北野氏 当部署では、約3,000台のPCを集中管理していました。「なるべく利用部署に負担をかけず、快適なIT環境を提供する」というのが、当部署のポリシー。しかし、PCの管理・運用に時間を取られ、かつ、PCの管理・運用は専任の人員を割くのが難しい領域のため、主業務である基幹システムや業務アプリの管理に注力できない状態が続いていました。また、利用部署が多くの拠点に分散しているので、リモートでは、きめ細かいPCの管理・運用ができていませんでした。

さらに、人に依存している業務が多いことも課題でした。当社は、PCのヘルプデスクを外部企業に委託していますが、その企業にPCの出荷手配などの運用までお任せしている状態で、運用フロー(役割や責任範囲など)が明文化されていませんでした。

DREAMSの一部のサービスはかなり前から利用していましたが、「倉庫で保管しているPCの出荷依頼をすると、発送してくれる」程度の認識しかなく、IT資産管理などに積極的に活用していませんでした。また、DRSさんに委託している部分についても、役割が定義されていなかったため、フローが複雑化し、委託先で重複業務も発生していました。

DRSから「DREAMS」の提案を受けて

利用マニュアル・運用フローを作成、
利用部署のOA管理責任者に管理責任を移譲。

北野氏 課題意識は以前から持っていたものの、PCの紛失など深刻な事態には至っておらず、業務も表面上は回っていたため、なかなか改善には踏み切れずにいました。今回、重い腰を上げたのは、DRSさんから「コンサルティングを行って業務フローを見直すとともに、IT資産管理の最適化を実施しましょう」とご提案いただいたのがきっかけです。

プロジェクトは、ヘルプデスクほか、当部署の関係者へのヒアリングから始まりました。一部門につき1時間以上、数日をかけてじっくり話を聞いていただきました。

その結果、「利用部署のOA管理責任者に管理責任の役割を持ってもらい、情報システム部の業務負荷を分散させる」というご提案を受けました。利用部署に負担をかけないというポリシーがあるため、どこまで管理責任と役割を担ってもらうかは、当部署内で様々な意見が出ました。しかし、DRSさんから、他社事例や実施した場合の当部署の業務の削減工数、台帳精度の向上が図れる部分をご説明いただきました。同時に、利用部署の負担をなるべく軽減するために、極力、ツールで収集できる情報を活用したり、IT資産ごとに管理レベルを分け、負担を軽減する方法をご提案いただきました。また、運用フロー・利用マニュアルなど、利用者がルール変更にスムーズに対応できるようなドキュメントも作成してもらいました。

テレビ会議を通じて利用部署へ周知したときには、「今まで情報システム部が管理していたのに、なぜ」という意見が出たのも事実です。しかし、当部署で人員が限られている中で、会社全体のセキュリティ向上や、全社最適という観点から必要性を説き、また、利用者側にも、PCの出荷依頼から到着までの時間短縮などのメリットがあることを説明し、納得してもらいました。

「DREAMS」導入後の効果

関係者ごとに役割と責任範囲が明確になり、
PCの分散管理が実現。

北野氏 利用部署向けのマニュアルを作成いただいたことにより、IT資産運用の可視化ができ、利用部署、管理側ともに行うべきことが明確になりました。ヘルプデスクに従事する外部企業も、本来の業務であるPC操作サポートなどに注力できるようになっています。

また、利用動向をツールでモニタリングし、配布したものの使用されていないPCについては返却を促すことで、倉庫在庫の適正化および資産の有効活用を実現できました。誰がどのPCを使っているかしっかり管理できていれば、返却の督促をすることもできますから。ソフトウェア・ハードウェア資産の台帳管理のプロセスも明確化され、管理も高度化。現在は、1台の誤差もなく管理されています。

さらに、PCの出荷は利用部署からDRSさんへ直接依頼するフローができ、管理側の負担を軽減するとともに、PC手配の時間短縮で利用者の利便性も向上。また利用部署のPCは自分たちで管理するという意識が醸成され、PCの分散管理を実現できました。

今回、DRSさんにコンサルティングいただいたことで、最適な業務フローを構築でき、基幹システム・業務アプリの管理など「本業」へ注力できる体制や、コスト圧縮も実現できました。PCの管理・運用は、お金と人をかけたらできる領域で、ある種の「力業」でやっている企業も多いのでないでしょうか。だからこそ、DREAMSのコンサルティングによるフローの整理やアウトソーシングは有益だと考えます。

DRSに対する評価とこれからの要望

クライアントPCのプロとして、
テクニカルな面も含めたサポートに期待。

北野氏 懸案だったPCの管理・運用の業務負担が軽減され、分散管理も実現しました。そのため、今回の提案については100点。グループ会社だから言うのではありません。

今後は、DREAMSによるPC管理・運用に磨きをかけ、PCを本当のインフラ、電気や水道のように「そこにあるのが当たり前で苦労なく使えるもの」に昇華させていってほしいですね。

さらに、「クライアントPCのプロ」としても期待しています。当部署は、サーバーまわりのUNIX/LINUXのノウハウは蓄積されていますが、クライアントPCについてそれほど詳しいわけではありません。例えば、今後控えるWindows10更改時の、端末のプロビジョニング、マスター作成などクライアントPCに関するテクニカルな面のサポート。単なる入れ替えではなく、世間のトレンドや利用者の利便性を意識した機種の提案など、様々な観点から機種選定をお願いできたらと思っています。

※1 プロビジョニング:プロビジョニングパッケージ。新しいイメージをインストールすることなく、すばやく効率的にデバイスを構成できるWindows10の新機能。


ディーアールエス株式会社
営業開発部 ソリューション営業推進室 三輪 紀子(左)

 内容および所属役職等は取材当時のものです。

本導入事例で使われたサービス・パッケージ

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