企業のIT管理に情シス（情報システム部）は不可欠ですが、中小企業では専任の部署があるとは限りません。社内で比較的ITに詳しい人材に情シス業務を兼任させる企業もあります。そのような場合に困るのが、元の部署の業務との兼務による負担の増大と、運用の属人化です。そうした属人的な運用を行うと、その人が不在の場合には対応が遅れたり、退職する場合に後任探しが困難だったりと、さまざまなデメリットが生じかねません。
属人化は、情報共有、マニュアル化が不十分な場合は、大企業でも起こりえます。また、情シスの役割にも大きな変化が訪れており、従来のIT管理に加え、DX推進などのIT戦略策定も求められ、人材リソース不足に陥っているケースもあります。
こうした課題を抱える企業は、情シス業務をアウトソーシングすることで課題を解決できることがあります。本記事では、情シス業務のアウトソーシングのメリット・デメリット、およびアウトソーシング先の選び方について紹介します。
システム環境を安定して稼働させるだけでなく、情シス業務の品質向上のためにも、アウトソーシングは有効な選択肢となります。その理由について、コスト削減および人材・知識の確保の両面から見ていきます。
情シス業務のなかでも、ヘルプデスクは社員が円滑に業務を行うための裏方として重要な部門ですが、直接企業の利益に結びつかないためコストとして見られがちです。また、トラブル対応は多くの人材リソースを必要とし、担当者の持つ知識によって対応時間にも差が生じます。担当者が業務に熟練するまでにもそれなりの時間がかかるため、人材育成のためのコストもかなり要する部門と言えます。こうした事情を考慮すると、アウトソーシングした方がトータルコストを削減できる場合もあるでしょう。
ITに詳しい人材の安定的な確保が不可欠でありながら、そうした人員の確保が難しいという問題があります。そのため、情シス業務を専門知識や経験が豊富な外部業者にアウトソーシングすることは、非常に効率的であると言えます。自社のIT運用に専門的な視点を取り入れつつ、安定した対応を期待することができるでしょう。
上記のことから、情シス業務の中でもとくに多くの人的コストを要するPC関連の業務は、アウトソーシングすることが有効だと考えられます。
なお、PCの調達から処分までを対象とするPCLCM（PCライフサイクルマネジメント）や、クライアントPCに関するヘルプデスクはアウトソーシングできますが、サーバー設計構築・社内ポリシー設定・業務アプリケーションの開発などの上流工程は、アウトソーシングできる範囲から外れるので注意が必要です。
情シス業務をアウトソーシングすることで得られるメリットは、「自社のシステム環境の安定稼働」「PC運用管理以外の業務への人材リソース集中化」「業務の属人化の解消」「コスト削減」の4つです。それぞれについて解説します。
例えばPCや周辺機器などの不調や故障といった緊急時にも、アウトソーシング先のヘルプデスクへ問い合わせれば、専門知識を持ったスタッフに適切かつ迅速に対応してもらえます。復旧までの時間が短くなることで、自社のシステムの安定稼働が望めるでしょう。
社内ヘルプデスク業務をアウトソーシングすることで、IT戦略、システム企画立案、運用フロー改善、社内ポリシー策定、ソフトウェア配信パッケージ作成など、ほかの重要な業務に人材リソースを集中させることができます。ただし、アウトソーシング先によりヘルプデスクの対応範囲が異なるため、あらかじめ確認が必要です。
情シス業務をアウトソーシングすることで、担当者の不在や退職による対応の遅延など、属人化に関する問題が解消されます。
社内ヘルプデスクの人材確保・教育費・残業代支払いなどのコスト増大に課題を抱えている企業なら、情シス業務をアウトソーシングすることでトータルコストの削減につながる場合があります。
一方で、デメリットもあります。デメリットには、「アウトソーシング実施前の業務整理が必要」「費用対効果の見極めが困難」「ノウハウの蓄積が困難」の3つが挙げられます。
アウトソーシング実施前に業務フローを整理する必要があり、そこに時間や人材リソースを割く必要があります。ただし、本来こうした業務整理はアウトソーシングの実施有無にかかわらず行うべき作業です。常に整理をしておくことで、自社の運用を見直して効率化する機会にも結びつけやすくなるでしょう。
サービス内容や費用が会社ごとに異なるため、自社の目的とアウトソーシング先のサービス内容・費用を慎重に比較検討する必要があります。しかし社内に専門知識のある人がいない場合、適切なサービス内容と費用のバランスの判断がしにくいというデメリットがあります。
アウトソーシング先から共有を受けないと、自社にノウハウが蓄積されません。対策としては、マニュアル整備やFAQ作成をアウトソーシング先に依頼することが有効です。
情シス業務のアウトソーシング先を選定する際には、「サービスの内容」「機密情報の取り扱い方」「コスト」「導入実績」の4つを考慮するとよいでしょう。以下、これらのポイントについて詳しく解説します。
自社内でどの業務が負担になっているのかを、かかる工数、人員数から明確にしたうえで、アウトソーシング先がその負担を軽減できるサービスを提供しているかどうかを確認します。さらに、検討対象の会社の持つ専門性が、自社の目的や用途に沿った内容であるかも検討し比較することが重要です。
業務の性格上、情シス業務のアウトソーシングには機密情報の提供が伴うことがあります。そのため、機密情報の取り扱いについて入念な規定を設け、守秘義務契約・秘密保持契約を締結することが不可欠です。万が一情報が漏えいした場合は、金銭的な損害を受けるのみならず信用問題となり、世間へ悪いイメージを与えるだけでなく、最悪の場合、企業の事業継続が困難な状況となるケースもあります。
アウトソーシング先を選ぶ際は、情報セキュリティに関する信頼性の証であるISMS認証基準「JIS Q 27001」を取得しているか、機密情報保持において信頼がおける実績があるかなどをチェックすることが大切です。
情シス業務をアウトソーシングすることによる費用対効果がどのくらいなのかは、アウトソーシング先の選択において重要な検討要素のひとつになります。
サービス提供内容は会社ごとに異なります。そのため、検討対象のアウトソーシング先から見積もりを取得して内容を比較検討することになります。その際、費用の安さだけにとらわれず、自社が必要とするサービスが含まれているか、またはオプションとして追加できるか、必要なサポートは受けられるかなどを検討し、費用とサービス内容のバランスを考えて選択することが重要です。
アウトソーシングの検討において、検討対象のサービス提供会社の持つ実績も、比較のための重要な要素です。費用やサービス内容にあまり差がない場合は、これまでの実績が信頼性を判断するための比重を大きく占めることになります。
また、実績を確認する際には、サービスを導入した企業の数だけでなく、自社の課題に近い事例を扱った実績があるかどうかにも注目しましょう。自社が抱えている課題解決ノウハウを持っているかどうかの判断ができます。ノウハウがあるなら、トラブルが発生した際にもより適切なサポートを受けられるでしょう。
情シス業務のアウトソーシングを検討しているのであれば、PCの調達から処分までをトータルでサポートするPCLCMサービスがおすすめです。
PCLCMとは、PCの調達から処分までの一連の運用を一本化し、各プロセスを最適化する管理方法です。具体的には、PCの調達、初期設定、運用中のサポート、データ消去、廃棄などが含まれ、これらをアウトソーシングすることは、情シスの業務過多や人員不足といった問題を大きく改善することにつながります。部分的ではなく、PC管理全体をアウトソーシングするため、全体で捉えた際の最適化を目指せるのもPCLCMサービスの大きな強みです。貴重なIT人材をPC管理業務の作業員として費やすことなく、IT戦略、システム企画立案といったもっと上流の業務に割り当てることも可能になるでしょう。
情シス業務をアウトソーシングすることのメリット・デメリット、およびアウトソーシング先の選定ポイントについて解説しました。情シス業務をアウトソーシングすることは、人材リソースを有効活用したい企業にとって、メリットの大きい打開策になります。PCの安定稼働、迅速なトラブル対応は、社内エンドユーザーの満足度向上にも貢献するでしょう。
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