IT資産管理は管理ツールで効率化！セキュリティやコンプライアンス対策にも

「IT資産管理」は、パソコン（PC）やサーバーといったハードウェアや各種ソフトウェアなど、企業が保有するIT資産の状況を明確にし、セキュリティやコンプライアンス対策につなげるものです。

かつてIT資産管理はExcelで行う企業も多く見られましたが、現在ではより効率的な管理を行うために専用の管理ツールが数多く登場しています。これらのツールを使用することで、IT資産情報のより詳細な管理が可能になるほか、ライセンス違反を防止することによるコンプライアンス対策にもなります。

しかし、企業規模が拡大するにつれて、管理するIT資産の数は増加し、また、働く環境の変化により、モバイルPCやコミュニケーションツールなど、IT資産の種類も増えています。以前より、把握・管理が難しくなったと感じる担当者も多いのではないでしょうか。そのような状況を解消するためにも取り入れたいのが、IT資産管理ツールです。膨大なIT資産を効率よく管理できるほか、改善点の特定、不要な資産の処分によるコスト削減などにも活用できます。

IT資産管理とは、企業で保有するPCやサーバーといったハードウェア、業務で使用する各種ソフトウェアの種類と数、ライセンスなどを適切に管理することです。

IT資産管理が徹底されていれば、インストールしているソフトウェアのバージョンも一覧で確認できるため、更新が必要な端末を漏れなく把握することができます。また、USBメモリや業務用スマートフォンなどのような、持ち運び可能な情報資産の正確な把握も可能になります。

IT資産管理はセキュリティとコンプライアンス対策において欠かせません。しかし、どの部署にどれだけのIT資産があり、誰がそれをいつごろから使用しているか・ソフトの更新期限はいつか・アップデートは必要かなどを把握し、それらのIT資産情報を正確に記録するには、担当者に大きな負担がかかります。

この問題を解決するためには、IT資産管理ツールが役立ちます。IT資産管理ツールなら管理に必要な情報を一元管理できるほか、社内のIT資産情報を自動で収集する機能や、アクセスログや更新状況などを確認できる機能もあります。

さらに、IT資産管理ツールのデータを、監査の際に資産管理状況を証明するための資料として使用できるという利点もあります。

IT資産管理の対象となるものは、以下の3つに分けられます。

ハードウェア

PCやサーバー、USBメモリやスマートフォンといった物理デバイスを指します。

ソフトウェア

PCやサーバーのOS、各種業務ソフトウェアがこれに該当します。バージョンの記録も管理対象に含まれます。

ソフトウェアのアップデートや削除により保有状況が変化するため、IT資産管理ツール上で都度記録して管理するのがおすすめです。

ソフトウェアのライセンス

ライセンスとはソフトウェアの使用権利のことで、ソフトウェアを利用するために必須のものです。

インストールされたソフトウェアとライセンスとをひもづけて管理することで、ライセンス期限切れによる違反（不正利用）が発生するのを防げます。

ライセンス違反をしないためには、必要台数をしっかりカバーできる分を計算して購入することが重要です。ライセンス契約の内容によりインストール可能なPCの台数が異なる点に注意しましょう。

また、反対にライセンスを過剰に購入してしまっているパターンにも注意が必要です。使っていないPCに割り当てているライセンスがないかを確認し、不要なライセンス契約を整理するといった対策を適切に行うことで、ランニングコストの適正化（コスト削減）にもつながります。

IT資産管理ツールを導入することにより、事業規模が拡大した場合でも企業で保有するハードウェア・ソフトウェア・各種ライセンスの管理を円滑に行えるというメリットが得られます。

IT資産管理を行うには、以下のプロセスが必要です。

しかし、これらのプロセスは手作業で行うのは困難です。そのため、IT資産管理ツールの導入による効率化がおすすめです。

IT資産管理ツールを利用すれば、IT資産の利用状況をデータとして確認できるため、企業で保有する全てのIT資産を一元的に管理できます。

デバイスと利用者を一対一でひもづけることで所在地を明らかにできるほか、ハードウェアやソフトウェアへのアクセスログや操作ログを収集できるツールもあるので、どの程度利用しているのかといった利用頻度を明確にすることも可能です。

IT資産管理ツールによって使用していないデバイスが明らかになれば、その再利用や廃棄といった適切な対処ができます。つまり、IT資産管理ツールを使うことで、IT資産の効率的な管理ひいてはセキュリティ対策・コンプライアンスの順守につながると言えます。

IT資産管理ツールは以下のポイントを基準として選ぶといいでしょう。

導入目的に適したものを選ぶ

IT資産管理ツールと一口にいっても、その機能は様々です。まずは、導入目的に沿ったものを選びましょう。

コンプライアンスや内部統制の強化が目的であれば、ソフトウェアのライセンスや利用者数が把握できる、IT資産利用の履歴を確認できるといった機能があるものが適しています。

セキュリティ強化を目的にIT資産管理ツールを導入する場合は、利用者とデバイスのひもづけ、利用状況、アクセスログの収集などができ、異常があった場合はアラートを発する機能があるものを選ぶとよいでしょう。

情報収集の精度

IT資産管理ツールを選ぶ際は、情報収集の範囲も確認しましょう。

ファイルへのアクセスログや編集履歴、メールへの添付履歴、USBメモリや印刷の利用有無などを調べられる機能があれば、データの流出防止に役立ちます。

DRSのIT資産管理サービスである「DREAMS」は、データベースの提供だけではなく、お客様が保有するインベントリー情報の反映や、大量データの登録代行、各種データメンテナンス等、運用サポートまで行います。

データベースの機能としては、ハードウェア情報、契約情報、ライセンス情報等、一般的に必要な項目を有し、DRSのリース・レンタルPCのみならず、お客様が購入したPCや他社リース・レンタルPCもまとめて管理することが可能です。DRSのリース・レンタルPCであれば、機器情報や契約情報などが自動登録されるため、より便利です。

また、データベースを各部署の責任者と共有し、定期的な棚卸やデータ更新等、現場を巻き込みながら資産管理を行うことも可能です。

IT資産管理は企業が保有するIT資産やその利用状況を正確に把握するほか、不正利用防止や、内部統制の強化・セキュリティの強化など、情報資産の管理責任を果たすためにも重要になるものです。

管理対象の機器が多数ある場合は、管理ツールや管理サービスを導入しIT資産を一元管理することで、管理の精度と効率が向上します。

IT資産管理にお困りの方は、ぜひDRSのIT資産管理サービス「DREAMS」をご検討ください。

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