近年、多様な働き方の推進や従業員のワーク・ライフ・バランスの実現といった理由から、多くの企業がテレワークを導入しています。そのため、情報システム部門（情シス）担当者のなかには、どのようにテレワークの環境整備を進めればいいのか知りたいという人も多いのではないでしょうか。
テレワークの環境整備は、従業員の作業効率やモチベーションに大きな影響を与える要素です。本記事では、テレワークの環境整備のために必要なものと、その重要性について解説します。また、テレワークの環境整備に関連する助成金制度についても紹介しますので、ぜひご一読ください。
テレワークとは、ITを利用してオフィスとは異なる場所（主に自宅）で業務を行うことです。最近では、オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークも広く採用されています。テレワークを円滑に行うには、単に業務を遂行できるだけでなく、快適に作業ができるような環境を整えることも重要です。なぜなら、長時間集中して効率的に仕事を進めるためには、心身の負荷を軽減するような環境整備が必要だからです。
ここからは、テレワークの環境整備のために必要なものについて解説していきます。
テレワークではWeb会議を頻繁に行うことから、安定した速度のネットワークが必須になります。通信が不安定になりやすい携帯電話回線を利用したモバイルWi-Fiよりも、固定電話回線を利用した光回線の方が安定している傾向にあります。
高速インターネット回線を契約した場合は、その機能を発揮できる互換性を持つルーターを用意しましょう。
従業員がストレスなく作業ができるように、PCのメモリ容量やCPUは作業負荷に合わせたものを選ぶことが重要です。
さらに、企業が定めた勤務時間内には、Web会議や業務システムへのアクセスが滞りなく行えるように設定しておくことも大切です。システムのアップデートが必要な場合は、日中の業務の妨げにならないよう、夜間に自動的に行われるような設定が望まれます。
また、テレワーク中のウイルス感染による情報漏えいやデータの破壊を防ぐため、セキュリティソフトの導入やWebフィルタリングの設定も欠かせません。
イヤホンやヘッドフォンを用いることは、Web会議での音声の聞き取りやすさや、相手への音声伝達のクオリティが向上するため、多くのメリットがあると言えます。
音質が悪く会話の内容に集中できないといった弊害が生じないよう、できるだけこれらを用意しておくといいでしょう。
ほとんどのノートPCにはWebカメラが内蔵されていますが、より高い画質や広角での映像を求める場合は、別途用意する必要があります。現在はテレワーク向けのWebカメラも多く市販されています。
Webカメラと同様、ノートPCにあらかじめ内蔵されている場合はそれを利用できますが、雑音を除去したり感度を向上させたりしたい場合は、別途専用のマイクを準備する必要があります。
座り心地が悪かったり高さが合わなかったりするチェアを使用すると、肩こりや腰痛などによって作業効率が低下する可能性があります。快適にテレワークを行うためには、作業に適したデスクやチェアを用意することが大切です。
テレワークにおけるリモートアクセスとは、社外の端末から社内のPCに遠隔接続することを指します。重要なデータを社外に持ち出すことなく業務を行うことができるため、セキュリティ対策としても有効です。
リモートアクセスを行うには、VPN（仮想プライベートネットワーク）やリモートデスクトップ、VDI（仮想デスクトップ）など複数の方法があり、それぞれ特徴が異なります。そのため、利用目的に適した方法を選ぶことが重要です。
業務を円滑に進めるためには、ビデオ会議やチャットなどのコミュニケーションツールが必要不可欠です。特に以下のようなクラウド型のツールは、端末側でのアップデートが不要であり、セキュリティ管理もクラウド側で行われるため、おすすめです。
タスク共有ツールを使えば、プロジェクトごとや部署ごとでほかの従業員とオンラインでタスク共有ができるため、テレワーク環境下のタスク管理に効果的です。
次に、テレワーク環境整備に利用できる助成金について紹介します。
※ 本記事は、2023年6月時点の情報をもとに作成しています。以下に記載の各助成金の内容につきましては、各事業者によって変更される場合があります。
「テレワーク促進助成金」とは、常時雇用する労働者が2～999名で東京都に本社または事業所を置く中堅・中小企業を対象とした助成金です。事業所の規模が30人以上999人以下の場合は助成率2分の1が適用され、上限金額は250万になります。2人以上30人未満の場合は助成率3分の2で上限金額は150万になります。
※ テレワーク促進助成金（令和5年度） ｜ 東京しごと財団 雇用環境整備課（参照 2023年5月31日）
「テレワーク定着促進フォローアップ助成金」とは、東京都内に本社・事業所を置き、常時雇用する労働者が2名以上300名以下の企業を対象とした助成金です。東京都が実施する「テレワーク課題診断コンサルティング（1回目）」を受けたあと、テレワーク課題の解決のために必要な機器やソフトなどの購入にかかる費用の支払いへ活用できます。助成率は2分の1で、最大100万円の助成が受けられます。
※ テレワーク定着促進フォローアップ助成金 ｜ 東京しごと財団 雇用環境整備課（参照 2023年6月30日）
テレワーク制度を導入・実施することで、人材の雇用促進、労働環境の向上を実現した中小企業を対象とする助成金です。テレワークに必要な機器の導入に対し受給できる「機器等導入助成」と、テレワークにより離職率を改善できた場合に受給できる「目標達成助成」があります。
機器等導入助成は1企業当たり支給対象となる経費の30%、目標達成助成は1企業当たり支給対象となる経費の20%が受給額となります。ただし金額に、100万円もしくはテレワーク実施対象労働者１人当たり20万円のいずれか低い方という上限がある点に注意が必要です。
※ 人材確保等支援助成金（テレワークコース）｜厚生労働省（参照 2023年5月22日）
テレワークを円滑に進めるには適切な環境整備が大切であること、その環境整備に必要なものや利用できる助成金制度について説明してきました。業務に集中できなかったり、コミュニケーションが取りにくかったりすることは、生産性の低下につながります。そのような状況を防ぐためにも、環境整備は優先して行うべきであり、適切な環境を整えることでオフィスと同じレベルの生産性を維持することも可能です。
一方、こうしたテレワークの環境整備や運用においては、情シスのリソース確保が必要になります。テレワーク用のPCの設定作業のために出社したり、ユーザーからの問い合わせに対応したり、通常業務に加えテレワーク導入により発生する多くの業務に対応する必要があるためです。
このような情シスにおけるPCの設定や運用の人員確保にお困りの場合は、DRSのPCレンタルサービスがおすすめです。レンタルといっても、常に新品のPCを提供する点が他社のサービスとは異なります。また、PC調達から処分までトータルでお任せできるPCLCM（PCライフサイクルマネジメント）サービスとあわせて提供しており、テレワークに必要なIT機器の調達も委託できるという点もメリットです。
テレワークの環境整備や円滑なPC運用・管理をお考えの際は、DRSのサービスをぜひご検討ください。
