近年、クラウドサービス、スマートデバイスなどが広く業務で利用されるようになりました。それに伴い、各機器の情報管理の範囲も広がっています。さらに、コロナ禍以降はオフィス以外にも自宅やサテライトオフィスなどで働く機会が増え、セキュリティ保護の観点からも、業務に使用するすべての機器情報の適正管理がますます重要となりました。デジタル資産の価値が高まるなかで、不正な利用を防ぐためにも、適切なインベントリ管理が求められています。
ここでは、企業におけるIT資産のインベントリ管理の定義や、インベントリ管理がもたらすメリットについて取り上げます。
インベントリ管理とは、企業が保有するIT資産を管理するための中心的な機能です。英語のinventory（インベントリ）は、「目録」「棚卸し」「在庫」を意味します。IT資産のインベントリ管理対象には、パソコン（PC）やスマートデバイスなどのハードウェア機器が保有するスペック情報（製品名やCPU、ハードディスク容量、メモリなど）のほか、機器にインストールされているソフトウェア・ライセンスのバージョン、OS、セキュリティプログラムの適用状況、外部記憶メディアの情報なども含まれます。
インベントリ管理とは、これらのIT資産の情報を一元的に管理し、常に最新の状態で保持することを指します。
インベントリ管理の最大の利点は、膨大なIT資産の情報を一元管理できることです。
インベントリ管理が必要な理由として、企業にとってIT資産の正確な利用状況を把握することが情報漏洩や不正利用の防止につながるという点があります。情報資産の価値が高まっている現在、その情報を守る責任も同様に高くなっているのです。
また、個人のデバイスを業務用として利用するBYOD（Bring Your Own Device）機器を含めた、業務で使用されるすべての機器を把握、インベントリ管理を適切に行うことで、情報システム部門は状況把握ができ、セキュリティリスクを未然に発見し対処するなど、適切な管理が可能となります。
インベントリ管理を行うメリットとしては、まずセキュリティを強化できることが挙げられます。インベントリ管理により、アップデートされていないOSやソフトウェアを特定できるため、古いバージョンの場合はアップデートを行うことでセキュリティ上の脆弱（ぜいじゃく）性に対処することができます。
さらに、設置場所や利用者をあわせて機器情報とひもづけておくことで、利用者不明な機器の放置や紛失を防止することができます。部署ごとに保有する機器がある場合でも、インベントリ管理を実施し、例えば専用のデータベースで一元管理することで、これらのデータを漏れなく全部署で共有できます。これにより、企業全体としてのセキュリティリスクを最小限に抑えることができます。
インベントリ管理によるメリットの2つ目は、IT資産の運用におけるコスト削減が可能になることです。インベントリ管理によりIT機器の稼働状況が明確になり、利用されていないクラウドサービスやサブスクリプションの契約、不必要なソフトウェアの更新を止めることができます。
また、正常に稼働している機器の情報を把握できるため、必要な予備機の台数についても的確な見積もりを行いやすくなります。適切な数の予備機を保有することで、PCが故障した際の代替機を直ちに用意できるだけでなく、過剰な購入を防止することができます。
3つ目のメリットは、コンプライアンスの順守です。インベントリ管理を行うことで適切な時期にソフトウェアの更新ができるため、ライセンスの不正利用を防止し、コンプライアンス順守への有効な対策となります。また、機器の正確な利用データは監査を受ける際にも有用です。
インベントリ管理の実施においては、正確さが重要です。膨大な情報を手作業で登録し管理することは困難であり、ミスのリスクも高まります。そのため、精度と効率を高めるためにはインベントリ収集ツールの導入が推奨されます。特に、企業の規模が大きくなればなるほど、ツールの導入は不可欠になるでしょう。
インベントリ収集ツールの導入にあたっては、自社の目的に合った機能を備え、使いやすいものを選ぶことが前提となります。
もし収集したインベントリデータを有効活用したい場合は、DRSのIT資産管理サービス「DREAMS（ドリームス）」がおすすめです。「DREAMS」は登録されている機器とインベントリ情報を定期的にマッチングさせ、データの棚卸を行います。定期的にデータの棚卸を行うことで、レンタル終了時に機器を探す手間を削減したり、紛失していた等の事故も早期に発見できます。
また、DREAMSデータベースは全社に共有することもできるので、定期的に使用部署を巻き込みながらの管理も可能です。ぜひ「DREAMS」をご検討ください。
