IT資産管理のよくある課題5つ｜解決策やツール導入のポイントを解説

端末数を把握できていない

社内で使用している端末の数を把握できていない場合は、以下の原因が考えられます。

端末数が把握できていないと、本来は必要のない機器やライセンスの費用を支払わなくてはなりません。余計な出費は自社の利益に関わるため、正確な端末数の把握が求められます。

全社管理できていない

端末数を全社で管理できていない場合に考えられる原因は、主に以下のとおりです。

部署ごとに購入手段や管理方法が異なると、情報システム部門が把握していない機器によってセキュリティホールが発生して、情報漏えいやサイバー攻撃を受けるリスクが生じます。

一部では「部署内で状況をよく知る担当者が管理したほうが良い」という意見もあります。しかし情報漏えいなどのリスクを考えると、全社管理を行うのが望ましいでしょう。

人手が不足している

人手不足の場合に考えられる理由としては、以下があります。

人手不足解消のためには、ツールや外注を利用して自社のリソースを捻出することが重要です。現状を洗い出し、社員でないとできない仕事、ツールの導入や外注で解決する仕事を整理しましょう。

管理台帳への入力ミスが起こる

管理台帳への入力ミスが起こる原因の多くは、集中力の散漫や確認不足などによるヒューマンエラーです。

担当者が手作業で入力をする場合は、誤字脱字や数字の転記ミスなどが起こりやすいです。また入力画面の設計がわかりにくかったり、マニュアルや手順書が用意されていなかったりすることも、ミスにつながります。

しかしヒューマンエラーだからといって、責任を社員に押し付けるのは違います。「社員がミスを起こしにくい体制を構築できていたか」「管理台帳の使いやすさに問題はなかったか」などを精査するのが大切です。

対象資産の把握ができていない

そもそも自社の対象資産の把握ができていないケースも多いです。前項の「端末数を把握できていない」「全社管理できていない」とも関連して、端末の所在を把握できていないケースです。

対象資産の把握ができていないと、インシデントが起こった際に、対象端末を探し出せず、必要な対策がとれません。

【IT資産管理ツールの主な機能】

なお前提として、ツールをパソコンに導入することがポイントです。IT資産管理ツールは人的負担を大きく減らせるため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

企業内のIT資産を可視化できるから

IT資産管理ツールを導入すれば、一台の端末から社内ネットワークを経由して、接続端末やOA機器などの資産情報を可視化できます。

また各端末のOS情報やインストール済のソフトウェアの情報なども、一台の端末から閲覧可能です。「社内のIT資産を把握できていない」「全社管理が難しい」といった場合でも、IT資産を可視化できるため、課題解決につながるでしょう。

さらにヘルプデスクやシステム管理者の業務負担が大幅に減るため、人的リソースも確保できます。

ソフトウェアを自動で配布できるから

IT資産管理ツールは、各端末へOSのアップデートやソフトウェアインストールの一斉自動配布が可能です。

自動配布により、一台ずつソフトウェアをインストールする手間を省き、各端末のOSを常に快適な状態に保てます。

ただしソフトウェアの自動配布時は、一時的にネットワークの通信量が大幅に増加する可能性があり、注意が必要です。ツールによってはネットワークへの負荷が少ないものも存在するため、気になる方は調べてみると良いでしょう。

自動で情報を収集できるから

IT資産管理ツールは管理が必要な情報を自動で収集し、ライセンスや契約情報と利用実態の照らし合わせが可能です。

自動的に情報収集ができると、ソフトウェアの不正コピーやライセンスの契約違反を未然に防げます。またリモートワークや出張中で社内にいない場合でも、デバイスの稼働状況が把握できます。

セキュリティを強化できるから

IT資産管理ツールは、セキュリティパッチ（OSやアプリケーションの脆弱性を解消するための修正プログラム）の配布によりデバイスの保護を強化できます。また外部デバイスを制御して、情報の持ち出し防止も可能です。

情報漏えいは企業にとってリスクが大きいため、未然に防げるITツールの存在価値は高いでしょう。

操作ログの管理や使用を禁止しているソフトの起動制限など、リモートワークではすり抜けられがちなセキュリティ対策にも効果的です。

まず、IT資産管理ツールを導入する目的を明確にして、必要な機能を搭載している製品か確認しましょう。例えば、現在エクセルで行っているソフトウェアの登録や管理が煩雑になっており効率化したい場合は、台帳管理機能や自動配布機能などを搭載したものがおすすめです。

IT管理ツールには適用形態としてオンプレミス型とクラウド型があるため、自社の規模や状況によって選択することが重要です。また、不正利用やコンプライアンス強化には、シャドーIT検知機能や誤操作防止機能などが搭載されているとよいでしょう。

さらに、自社のOSの種類やデバイスに対応可能かを確認する必要があります。例えば、WindowsだけでなくMacやLinuxなどのOSにも対応しているか、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しているかなどです。クラウドサービスやSaaSなどのソフトウェア資産も管理できるかも重要なポイントになります。

IT資産管理には、ツールやサービスの導入がおすすめです。端末の把握不足や人手不足などの課題を解決し、社内の重要な資産を可視化できます。

IT資産管理ツールにはさまざまな製品があるため、本記事で紹介した機能などを比較し、自社に適したものを選んでみてください。

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