「IT資産管理って何？」
「ツール導入前にメリットやデメリットを把握しておきたい」
このようなお悩みをお持ちではありませんか。
IT資産管理とは、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT関連の資産状況を把握し、管理することです。IT資産管理を行えば、コスト削減やセキュリティ強化が期待できます。
本記事では、IT資産管理の必要性やメリット・デメリットを紹介します。IT資産管理ツールの選び方もお伝えするので、自社に合った製品を選べるようになるでしょう。
2024.02.29
IT資産管理
IT資産管理とは？必要性や課題・ツールの導入効果について説明
IT資産管理とは
IT資産管理とは、企業内のハードウェアやソフトウェアなどのIT関連の資産状況を把握し、管理することです。例えば以下の作業は、IT資産管理に当てはまります。
- パソコンやサーバーなどのハードウェア、周辺機器の管理
- 不正利用や更新忘れ防止のために、ソフトウェアのライセンス発行数・更新期限などを管理
- ソフトウェアの脆弱性が見つかった場合、アップデート対象のパソコンの割り出し
IT資産管理の目的は、コンプライアンスやセキュリティの強化です。近年はIT化が進んでいる影響もあり、よりコンプライアンスやセキュリティの強化が求められています。
IT資産管理は、情報漏えいなどのリスクから自社を守るために有効な手段です。
IT資産管理の必要性
IT資産管理は、以下の3つの理由から必要とされています。
- コストの削減
- コンプライアンスの遵守
- セキュリティの向上
自社のIT資産をきちんと管理できていないと、本来は必要のないパソコンやソフトウェアなどにお金を支払っている可能性があります。
近年はDX化の促進により、多種多様なハードウェアや複雑なライセンス形態が存在しています。例えば外部のソフトウェアを利用する際、契約のライセンス数を超えてインストールできてしまう場合があります。
しかしそのまま使用していると、契約や著作権違反を起こしている可能性があり、注意が必要です。
また現代社会は情報漏えいなどにシビアなため、企業にとってセキュリティの強化は欠かせません。世間の流れにきちんと対応し、自社を守っていくためにも、IT資産管理は重要です。
IT資産管理の対象資産
IT資産管理の対象資産は、大きく分けるとハードウェアとソフトウェアの2つです。
ハードウェア
ハードウェアは、目に見える電子機器のことで、本体と付属機器に分かれています。
【本体の例】
- パソコン
- スマートフォン
- プリンター
【付属機器の例】
- パソコンのキーボード
- マウス
- USBメモリ
ソフトウェア
パソコンに関連する代表的なソフトウェアは以下の通りです。
- OS
- Office系ソフト
- ウイルス対策ソフト
- ドライバーソフト
ソフトウェアはハードウェアのように本体があるわけではないため、管理しにくいと感じる方もいるでしょう。しかし、きちんと管理をしていないと、ライセンス違反になる恐れがあります。
IT資産管理のよくある課題
IT資産管理でよくある課題は、以下の5つです。
- 端末数を把握できていない
本来は必要のない機器やライセンスの費用を支払っている可能性がある - 全社管理できていない
部署ごとに管理方法が異なると、十分なセキュリティ対策が出来ず、セキュリティホールが発生する可能性がある - 人手が不足している
IT資産管理に人手を割くことが難しい - 管理台帳への入力ミスが起こる
入力担当者の人的作業によって誤字脱字や数字の転記ミスなどが起こりやすい - 対象資産の把握ができていない
インシデントが起こった際に、対象端末を探し出せず、必要な対策がとれない
IT資産管理についてのよくある課題についての詳細は、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ併せてお読みください。
IT資産管理にはツールの活用がおすすめ
IT資産管理の課題は、ツールの導入で解決できます。
IT資産管理ツールとは、パソコンやスマートフォンなどのハードウェアや、ソフトウェア・ライセンスなどの保有・利用状況を可視化し管理するツールです。
【IT資産管理ツールの主な機能】
- 台帳管理：IT資産の基本的な情報に加え、使用部門や使用者情報なども入力して台帳を作成できる
- インベントリ管理：台帳の管理・作成を行う上で、ネットワーク上で接続されたIT機器を自動的に検索して、管理対象の情報を自動的に収集できる
- ライセンス管理：OSやアプリケーションが利用可能なパソコン台数や、未使用のライセンス数を把握できる
- 操作ログ管理：ファイル操作やプロセス起動ログなど、操作記録を管理できる
- デバイス制御：デバイス単位またはパソコン利用者単位で、使用を制限できる
- リモートコントロール：社内のパソコンやサーバーを遠隔地から操作できる
ツールによって若干異なる可能性があるため、自社にあったものを選びましょう。
IT資産管理ツールを導入するメリット
IT資産管理ツールを導入するメリットは、以下の2つです。
- 管理作業を効率化できる
- 無駄なコストを削減できる
管理作業を効率化できる
IT資産管理ツールは、自動でIT資産の情報収集や管理ができます。そのため管理工数を大幅に削減し、効率化の実現が可能です。
また利用しているOSやソフトウェアを更新する際も、一斉にアップデートの指示ができます。従来は手作業でアップデートが必要なパソコンを探し、1台ずつ対応する必要がありました。しかしIT資産管理ツールを利用すれば自動化できるため、作業効率がアップします。
無駄なコストを削減できる
IT資産管理ツールで自社の端末数やソフトウェアの状態などを把握できれば、必要なものと不要なものの整理が可能です。
自社にとって不要な端末やソフトウェアなどを処分、解約すれば、無駄なコストを削減できます。浮いた費用で別のソフトを導入したり、新事業に当てたりすれば、自社の利益や社員満足度につながるでしょう。
IT資産管理ツールを導入するデメリット
IT資産管理ツールの導入には、デメリットも存在します。
- 初期コストが高額になる場合がある
- 社内に浸透するまで効果を感じられない
デメリットも理解して、導入を検討しましょう。
初期コストが高額になる場合がある
IT資産管理ツールの導入の際、初期コストが高額になるケースがあります。導入形態にはオンプレミス型とクラウド型がありますが、初期コストを抑えたい場合にはクラウド型が選ばれます。
オンプレミス型は、自社の業務に合わせた専用システムを開発して構築できます。自社ネットワーク内を利用するため、社内ネットワークが整備されている中規模から大規模の企業や、独自のセキュリティポリシーを持つ企業で使用されています。
クラウド型は、インターネット接続でシステムやソフトウェアを利用するサービス形式を指します。インターネット接続が可能な環境であれば、社内外からでも利用できます。
それぞれのメリット・デメリットは、以下の表をご覧ください。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| オンプレミス型 |
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| クラウド型 |
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社内に浸透するまで効果を感じられない
IT資産管理ツールは操作に慣れるまで一定の時間がかかります。そのため効果を感じるまではある程度時間が必要です。
特にツールを管理する担当者は、一時的に負担が増えるでしょう。しかし担当者に任せきりにしてしまうと不満が募る可能性があります。定期的にフォローを行い、負担が集中しないようにしましょう。
また、仕組みや効果などを社内に浸透させる必要があります。具体的には、マニュアルの作成や研修などを行い、全社員がIT管理ツールの重要性を理解することが大切です。
IT資産管理ツールの選び方
IT資産管理ツールは多岐にわたるため、自社にあった製品を選ぶのがポイントです。IT資産管理ツールの選び方は、以下を参考にしてみてください。
- 導入目的：解決したい課題を明確にし、必要な機能を洗い出しておく。セキュリティやコンプライアンス強化を目的に導入する事例が多い。
- 対応範囲と機能：自社の課題に対応できる機能が備わっているかをチェックする。セキュリティ対策が目的なら特化しているツールを導入すべき。
- 料金体系：オンプレミス型かクラウド型かをチェックする。事前に予算や支払い方法などを決めておき、条件に合っているかを確認する。
- 操作性やサポート体制：初めての社員でも操作しやすいか、万が一トラブルが起こった際のサポート体制は整っているかなどを確認する。
まとめ
IT資産管理を行えば、不要なコストの削減やセキュリティ強化が期待できます。IT資産管理には、ツールやサービスの導入がおすすめです。端末の把握不足や人手不足などの課題を解決し、社内の重要な資産を可視化できます。IT資産管理にお悩みがある場合は、DRSの製品をご検討ください。DRSでは、IT資産管理サービス「DREAMS（ドリームス）」を提供しています。専門スタッフがIT資産管理の導入から運用までをトータルサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
なお、ツールによってインベントリ情報の収集までも自動化するには、事前にパソコンにツールを入れておく必要があります。その場合は、パソコンの配布前に、あらかじめツールをインストールしておくとよいでしょう。 また、ツールを導入すれば課題がすぐに解決するわけではありません。ツールの収集情報と台帳情報（もしくは、購入・導入履歴）とを付け合わせる機能も必要です。
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