IT資産の棚卸しとは？目的や方法・効率化するポイントを解説

IT資産の棚卸しとは、社内のハードウェアやソフトウェアなどを整理し、現状を把握することです。棚卸しの対象になる主なハードウェアやソフトウェアは、以下のとおりです。

【ハードウェア】

【ソフトウェア】

まずは社内で使用、保管しているIT資産を洗い出しましょう。

コンプライアンスを遵守するため

IT資産の1つにソフトウェアライセンスがあります。しかし適切に管理されていない場合、ライセンスの不正使用になる危険があるため注意が必要です。

不正使用に気づかないまま使用を続けていると、最悪の場合罪に問われ、社会的な信用を失う可能性があります。ライセンスの契約や著作権違反で社会からの信用を失わないために、棚卸し作業を定期的に行うのが大切です。

コストを最適化するため

IT資産をきちんと管理していないと、本来は不要なパソコンやソフトウェアなどにお金を支払っている可能性があります。

自社にとって不要な端末やソフトウェアなどを処分、解約すれば、無駄なコストを削減できます。ただでさえ不足しがちなIT予算を無駄に浪費することは避け、適切に運用を行っていきたいところです。

セキュリティを強化するため

ソフトウェアのライセンス期間が切れたままだと、不正使用に当たるとお伝えしましたが、実はセキュリティも脆弱になります。

不正使用が確認されたソフトウェアは、サポートやアップデートの対象外だからです。定期的にアップデートしなければ、ソフトウェアが脆弱になり、サイバー攻撃などを受けるリスクが上がります。

社内データや顧客情報などを守るためにも、IT資産の棚卸しでアップデートの状況を確認し、セキュリティを強化しましょう。

1.台帳を準備する

IT資産を正確に把握するためには、紙やスプレッドシートなどに書き出すのがおすすめです。台帳には、以下の項目を記入します。

一見すると手間に感じますが、最初にきちんと台帳を準備しておくとあとの整理がスムーズに進みます。

2.ハードウェア・ソフトウェアを棚卸しする

ハードウェアを棚卸しする際は、現物に番号などを記載したシールなどを貼り、台帳と照らし合わせるとわかりやすいです。ソフトウェアライセンスは、ハードウェアとの紐づけが必要です。

ソフトウェアライセンスを棚卸しする際も、台帳に記入しましょう。以下の項目を書き出してみてください。

3.台帳と棚卸し結果を照合し台帳を更新する

台帳と棚卸し結果が一致しているかどうかを確認します。

万が一台帳と現物に差異があった場合は、どちらかに誤りがないか再度確認します。確認後に、正しい情報で台帳を更新することも忘れないようにしましょう。

IT資産の棚卸しで起こる可能性のある問題は、以下の5つです。

棚卸しにおける課題は、IT資産管理ツールで解決できます。詳細は、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ併せてお読みください。

IT資産管理とは？必要性や課題・ツールの導入効果について説明

【IT資産管理ツールの主な機能】

IT資産管理ツールを利用すれば手作業をせずに済むため、ヒューマンエラーが起こりにくくなります。また今まで担当していた社員の手が空き、他の仕事に人員を割けます。

IT資産の棚卸しに管理ツールを導入した事例（A社）を紹介します。

A社では、情報システム部で約3,000台のパソコンを管理・運用していましたが、管理運用業務に非常に時間を要し、リソースの確保も難しかったため、主業務である基幹システムや業務アプリの管理に注力できない状態が続いていました。さらに、遠隔拠点にはリモートで対応しており、きめ細かいパソコンの管理・運用ができないことも課題でした。

そこで、IT資産管理ツールを導入したところ、利用状況の把握が容易になり、効率的な管理・運用を実現できました。例えば、配布したものの使用されていないパソコンをIT資産管理ツールで確認し、各部署に返却を促すことで、倉庫在庫の適正化や資産の有効活用を実現しました。また、IT資産管理ツールの導入とともに台帳管理のプロセスを明確化したことで、管理の精度も向上、現在は1台の誤差もなく管理されています。

同じようなお悩みを抱えている企業は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

自社に最適なツールを選ぶ

IT資産管理ツールにはさまざまな種類があるため、自社にあった最適な製品を選ぶのがポイントです。ツールを選ぶ際は、以下を参考にしてみてください。

社内に浸透させるための取り組みを実施する

新しいツールを導入する際は、誰もが戸惑うもの。そのためIT資産管理ツールを社内に浸透させるための取り組みが必要です。

具体的にはマニュアルの作成や研修などを行い、全社員がIT管理ツールの重要性を理解できるようにしましょう。

IT資産の棚卸しは、最低でも年に1回、できれば定期的に行いましょう。しかし膨大な社内のIT資産を手作業で行うのは大変です。IT資産管理ツールやサービスを導入すれば、端末の把握不足や人手不足などの課題を解決し、社内の重要な資産を可視化できます。DRSでは、IT資産管理サービス「DREAMS（ドリームス）」を提供しています。専門スタッフがIT資産管理の導入から運用までをトータルサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

また、パソコンの運用・管理を効率化したい方は、DRSの「PCLCMサービス」をご検討ください。調達から処分までをパッケージ化した「Assist Plus（アシストプラス）」と、カスタマイズ可能な「PCLCMサービス」で、お客様のパソコンライフサイクルに関するお悩みを解決します。

興味をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。