情シスのPC管理でよくある課題｜重要性や負担軽減の方法を説明

ライセンス違反とは、業務で使用しているソフトウェアを不正にコピーすることや、ソフトウェアの使用許諾条件（契約）で定めた条件や規約の範囲を超えて使用することです。 ソフトウェアのライセンスは著作権で保護されており、不正コピーは違法です。また、ライセンス違反に対しては、ソフトウェア提供元から高額な損害賠償を請求される場合があります。

ライセンス違反や情報漏洩は、社会的信頼を失い甚大な被害を受けるため、十分な注意が必要です。

またPC管理不足は、社内ソフトウェアのセキュリティレベルの低下を引き起こします。するとサイバー攻撃に遭いやすくなり、情報漏洩が起こる可能性があります。

PCの管理が出来ていないことで、本来は不要なPCを購入してしまい、無駄なコストが発生してしまうリスクもあります。上記の問題は、きちんとPC管理を行っていれば防げます。

利用機器やソフトウェアの管理負担が大きい

近年の会社員は1人1台PCを持つのが当たり前、かつ業務に必要なソフトも増えています。またデスクトップPCだけでなく、ノートPCやタブレットを併用するケースもあるでしょう。

情シスでは、以下の内容をきちんと管理しなくてはなりません。

社員数や管理対象のPCが少なければ、負担は小さいでしょう。しかし少人数で社内システム部門の運用や保守を担当しているような場合は、管理数が少なくても業務負担が集中するため、注意が必要です。

IT環境が複雑化しており対応しきれない

近年はIT環境が複雑化しています。例えばクラウドサービスやBYODの導入などが挙げられますが、すべての資産を把握するのは非常に困難です。

また「シャドーIT」と呼ばれる、企業が把握していないIT資産も増加しています。シャドーITの具体例は、以下のとおりです。

シャドーITの一番の問題は、企業側が認識していないIT機器やソフトウェアが業務で使用されてしまう点です。万が一、社員がセキュリティの弱いIT機器を使用し、情報漏洩などのトラブルが発生すると、取り返しがつきません。 こういったIT環境が複雑化する中でも、常に最新の情報に更新し続けなければなりません。管理が不十分であり、ライセンス違反やセキュリティレベルの低下した状態となると、後々大きなトラブルにつながる可能性があります。

しかし「日々の業務が忙しい」「社内の状況をキャッチアップしきれない」などの理由で、更新が追いつかないのが実情です。

管理項目を明確化する

管理項目を明確化すると、どのPCやソフトウェアを優先的に対策すれば良いかなどがわかるため、負担を軽減できます。

資産管理の基本項目は、ハードウェア資産とソフトウェア資産の2つです。

ハードウェア資産は、PCやデスクトップなどの端末や、プリンターなどの付随機器を指します。目に見えるため、ある程度管理がしやすいでしょう。

一方ソフトウェア資産は、オペレーティングシステムやアプリケーションソフトウェアなど目に見えないものを指します。PCなどのように現物があるわけではないため、1つずつ洗い出しが必要です。

IT資産管理ツールを導入する

IT資産管理ツールを導入すれば、情報資産を効率的に管理できます。ツールによっては、登録したPCの情報を自動で収集してくれるものもあります。

情報管理を自動化すれば、担当者不足も解消できます。社員の負担も軽減できるため、さらなる効率化が期待できるでしょう。

管理を業者に委託する

PC管理を自社で行うのではなく、外部の専門業者に委託する方法もあります。

専門業者はPC管理のプロですので、適切な管理を行ってくれます。また外部に委託することで、社内リソースは新たな業務に時間を使えるようにもなります。

ただし専門業者に委託する際はコストがかかるため、業務内容と費用が適切かどうかなどをチェックしましょう。

企業の情報システム部門が直面するPC管理の課題は多岐にわたりますが、これらの課題に対処することで、組織全体の効率性を大きく向上させることができます。IT資産管理ツールの導入、外部業者への委託など、さまざまな方法を柔軟に活用しながらPC管理の負担を軽減し、より効率的で安全なIT環境の実現を目指しましょう。

DRSでは、IT資産管理サービス「DREAMS（ドリームス）」を提供しています。専門スタッフがIT資産管理の導入から運用までをトータルサポートいたしますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

また、情シスの負担を軽減させるサービスとしておすすめなのが、LCMサービスです。DRSのPCLCMサービスでは、PCの調達から処分までワンストップで対応しており、企業のPCのライフサイクルに関する課題解決をサポートします。パッケージだけでなく必要なサービスのみをカスタマイズして依頼することも可能なので、PC管理で悩んだらぜひご相談ください。