法人向けのパソコン（PC）の調達手段として、レンタルという選択肢があります。しかしPCレンタルの特徴を把握していない人も少なくありません。本記事では、PCのレンタルの概要や選び方から、リースとの違いまで幅広く解説します。
法人PCのレンタルについては、こちらもあわせてご確認ください。
➡【資料ダウンロード】PCの導入・運用の負担を大幅に軽減できる！法人PCのレンタルがおすすめな理由とは？
法人向けPCにレンタルがおすすめな理由
レンタルとリースの違い
PCレンタルでのサービスの選び方
法人向けPCレンタルにはメリットがたくさん
法人向けPCの調達手段といえば、購入もしくはリースをイメージされるのではないでしょうか。しかし、運用や管理の面から考えると、レンタルという選択肢に多くのメリットがあるのです。レンタルには、「契約期間や台数の自由な選択」「メンテナンスコストの抑制」「経理処理の簡素化」という3つの優位性があります。これらについて詳しく解説します。
レンタルには、短期レンタルと長期レンタルがあります。短期レンタルは、研修、イベント、短期請負業務などのための一時的な利用を目的とし、利用期間は数日から数か月、長期レンタルはリースと同様に1年以上の利用期間を想定したサービスです。どちらも定められた範囲内であれば利用期間を自由に決められ、契約期間中の解約も可能です。ただし、PCの機種は通常、レンタル会社が保有する機種のなかから選ぶ必要があるため、希望のPCを選べるとは限りません。
DRSのPCレンタルは、1年から5年まで自由に利用期間を選択可能な長期レンタルです。一般的な短期レンタルのように中古PCを貸し出すのではなく、クライアントが希望する機種を新規で購入し貸し出す点に大きな特徴があります。膨大な機種のなかから選ぶのが手間という場合は、機種選定もお任せいただけます。DRS推奨の機種を選択する場合は、大量一括購入のスケールメリットを生かしたレンタル料金で利用が可能です。
レンタルの場合、あらかじめ保守・修理に関するサービスを追加しておけば、 PCが故障した際の修理やメンテナンスはレンタル会社の責任で行われます。企業によってさまざまなサービスが用意されており、例えばDRSのオプションサービスでは、契約時にDRSがあらかじめ同一機種を予備機として保有し、故障時の代替機として手配することが可能です。故障したPCの修理が完了した後も、修理完了機との入れ替えは不要で、代替PCをそのまま使い続けられます。代替機が用意されるため、PCがないことにより業務遅延が起きるといったリスクを回避できます。
購入もしくはリースの場合は、クライアント側の責任で修理、代替機の手配を行わなければいけないため、ここがレンタルとの大きな違いといえるでしょう。
一般的に、レンタルの場合は経費処理ができるというメリットがあります。減価償却費として費用を計上する会計処理が必要になるリースに比べ、処理が簡素化されます。レンタルなら、保守、修理費用をレンタル費用に含めて平準化できます。
(※会計処理については、企業により判断が変わる場合があるため、経費として処理できない場合もあります。)
レンタルとリースについて、それぞれの概要および異なる点について見ていきます。
一般に、PCのレンタルでは、レンタル会社が所有するPCの在庫のなかから、クライアントが希望するサイズ、スペックに合う機種を選択します。利用期間は比較的自由に選ぶことができ、短期と長期に分類されます。短期レンタルではレンタル期間が数日から数ヵ月の間となるのに対し、長期レンタルでは1年以上となります。レンタル会社によっては、長期レンタルを利用すると料金が割引される場合もあります。PCの所有権はレンタル会社にあり、固定資産税の納付や動産保険の付保もレンタル会社が対応します。
DRSで扱うレンタルは、1年から5年で利用できる長期レンタルです。DRSの長期レンタルには、クライアントとDRSによる2者間のレンタル契約と、クライアントと販売会社とDRSによる3者間のレンタル契約の2種類があります。
通常は2者間のレンタル契約が主流ですが、クライアントですでにPCの仕入先を持っている場合、その仕入先を変えずに3者間での契約も可能です。ただし、DRSで扱う3者間のレンタル契約では、クライアントが販売会社と調整してPCを選定、調達する必要があります。
2者間のレンタル契約では、クライアントの要望に基づいて、DRSがPCの調達を行いますので、クライアント側には、販売会社との調整という負担がありません。
レンタル費用は月額払いとなります。レンタル期間終了後も使用継続を希望する場合は、1ヵ月単位での契約延長が可能です。
PCのリースは、リース会社がクライアントの選択したPCを購入し、一定期間貸与する方式です。原則として、契約期間途中での解約はできません。リース会社とクライアントの双方が契約の解約に合意した場合でも、解約金として残りのリース料相当額の支払い義務が発生します。
リース期間中にPCが故障した場合は、クライアントの負担で修理する必要があります。PCの所有権はリース会社にあり、固定資産税や動産総合保険もリース会社が負担しますが、メンテナンスやリース前の状態にまで戻しての返却は、クライアントが対応しなくてはなりません。リース期間満了後のデータ消去や、原状回復にかかる費用や搬送費もクライアントの負担となります。
リース期間満了後も継続使用を希望する場合は、再リース料を支払うことでリース契約の延長が可能です。ただし、再リース期間は1年単位となり、1ヵ月単位での契約延長はできません。
DRSのレンタルとリースを比較した表を以下に示します。
| DRSのレンタル | リース | |
|---|---|---|
| 契約期間 | 1～5年の間で自由に設定 | 法定耐用年数の70％以上 |
| 中途解約 | 契約書に定められた調整金を支払うことによって可能 | 不可もしくは規定損害金にて解約可能 |
| 期間延長 | 月または年単位で可能 | 年単位で可能 |
| メンテナンス対応 | 契約内容によって対応可能 | 対応不可 |
| 固定資産税・動産総合保険 | DRSが対応 | リース会社が対応 |
| 返却時の対応 |
利用開始時の状態まで戻し、指定場所へ返却する。DRSが梱包から対応する回収サービスもある。 暗号化がされている場合の解除、データ消去はクライアントの責任で行う（オプションサービスにてデータ消去も対応可能） |
利用開始時の状態まで戻し、指定場所へ返却する。 データ消去や、梱包、搬送にかかる費用はクライアントが負担 |
PCレンタルでサービスを選ぶ際は、まずは、レンタル期間と利用料金を確認しましょう。レンタル期間は、1日から1週間といった短期から、月単位や年単位のような長期まで選択可能です。長期レンタルでは、1か月あたりの利用料金が安価となる場合があります。
次に、希望するスペックのPCの調達が可能かどうかを確認します。また、導入時の初期設定（キッティング）を同時に依頼すると、社内の業務負荷を軽減できる可能性もあります。レンタル会社にキッティングサービスの付帯について確認しましょう。利用中のサポート体制についても重要な確認ポイントです。故障時に対応するヘルプデスクがあるかどうか、ヘルプデスクの営業時間、代替機がある場合にはその手配にかかるリードタイム、機器の紛失時の保証内容などついて確認し、希望するサポートが受けられるかどうかを確認することが重要です。
法人向けPCの調達手段として、レンタルを選択するメリットを紹介しました。レンタルはリースに比べると割高なイメージがあるかもしれませんが、初期設定、故障時の対応、その他サポートをオプションサービスとして利用することが可能です。これらを自社で実施した場合にかかる内部コストを含めて考えると、トータルコストではリースより割安になる場合もあり、かつ安定して利用できる環境を得ることも可能でしょう。
PCレンタルなら、長期レンタルが可能なDRSがおすすめです。一般的にイメージされるレンタルサービスでは中古PCを貸し出しますが、DRSは常に新品のPCをクライアントに提供しており、プランによってはクライアントの希望するPCを調達することも可能です。もちろん、初期設定対応やメンテナンスなどのサービスも取り扱っています。レンタルのイメージを覆す、DRSのレンタルサービスをぜひご検討ください。
