PC管理とは何か？ PC管理が必要な理由や基本項目、効率化のポイントを解説

企業で利用する業務パソコン（PC）はIT資産としての管理が不可欠です。しかしPCの台数が増大すればするほど、管理の手間が増え、最新の情報を正しく把握するのは難しくなり、データベースと実態の間にずれが生じていきます。
本記事では、企業においてなぜPC管理が重要なのか、PC管理の基本項目、効率化する方法について解説します。

企業のPCでは日常的に多くの情報が扱われていることから、それらの情報を守るために、PCの適切な管理が必要です。

以前はオフィス勤務が当たり前だったため、PCの管理はそこまで複雑ではありませんでした。しかし、テレワークが普及し、従業員が社外で頻繁にPCを使用するようになった現在では、PCの管理をより厳格化する必要が生じています。インストールされている更新プログラムやウイルスソフトのアップデートの定期的なチェックはもちろん、社外で使用されるPCにおいては本体の所在把握も重要です。こうした管理はPCの稼働状況の監視にも有効であり、使用されていない機器の放置を防ぐことにもつながります。ただし、手作業で管理を行う際はヒューマンエラーが発生するリスクがあるため、精度の高い管理方法を確立する必要があります。

また、業務でスマートフォンやタブレットなどのモバイル機器を使用することも増えており、これらの管理も重要です。私用のモバイル機器をBYOD（Bring Your Own Device）として業務に使用する場合も、セキュリティの観点から、企業側はどの機器がどのように使用されているのか把握しておく必要があります。

さらに、PC管理にはインストールされているOSやソフトウェアのライセンス管理も含まれます。ライセンス切れによる不正使用を防ぐだけでなく、未使用のライセンスを解約することでコストを適正化することも可能です。

PC管理を行う上での基本項目として、「ハードウェア管理」と「ソフトウェア管理」の2つがあります。それぞれについて解説します。

ハードウェア管理

ハードウェア管理とは、PC自体の物理的な情報に加え、PCの所在、利用者、利用用途、利用状況、状態、付属品といった情報を管理します。これらの情報を管理することで、例えば、社内のPCがいつ、誰に、どのように使用されているのかをすぐに把握できるため、不正利用やトラブルが発生した際にもすぐに対応することが可能になります。また、メンテナンスやセキュリティの適正化、紛失や盗難の防止などにも効果的です。

ソフトウェア管理

ソフトウェア管理とは、保有するソフトウェアが使用許諾（ライセンス）契約通りに使用されているかを管理することです。ライセンスはソフトウェアの著作者から得る使用許可のことを指し、ライセンス契約の不履行や使用期限の超過は不正利用となります。

ソフトウェア管理では、インストールされたソフトウェアの所在や保有ライセンス情報、利用状況やバージョンなどを把握するといった作業が求められます。これらを行うことで、不正利用の防止、利用中のソフトウェアにおけるコストの最適化やセキュリティリスクの把握に貢献します。

また、ソフトウェアのライセンスにはさまざまな種類があります。以前は買い切り型が主流でしたが、現在ではサブスクリプション型が一般的です。他にも、正規ライセンスのユーザーに対して2台目のインストールを認めるセカンドライセンスや、過去のバージョンのソフトウェアの利用が可能になるダウングレード権なども存在し、ライセンスの利用条件や範囲は複雑化しています。管理の際はこうした情報も正確に把握することが重要です。

企業の規模が大きくなるにしたがい、ハードウェア管理とソフトウェア管理の運用は煩雑になります。そのため、管理の抜けや漏れがないよう、情報が更新されたら都度データベースのアップデートを行うといったルール化も必要です。

業務で使用しているPCやソフトウェアが数百以上におよぶのであれば、それらすべてを手作業で管理することは、非常に困難です。そのため、PC管理効率を高めるPC管理ソフトやサービスの導入が推奨されます。

PC管理ソフトの導入で押さえるべきポイント

ここでのPC管理ソフトとは、保有する機器のハードウェア情報やソフトウェア情報を効率的にデータベースで管理するためのソフトウェアを指します。

PC管理ソフトを導入する際は、自社の要件に合致し、使いやすい機能を持っているかどうかをチェックしましょう。そのためには、あらかじめ自社にとって必要な機能を整理し、導入および運用コストも考慮するとよいでしょう。PC管理ソフトの代表的な機能は以下の通りです。

• IT機器の登録と削除の自動化
  管理を効率的に行うためには、IT機器の登録や削除の自動化が有効です。バーコードやQRコードのスキャンを利用した自動登録は、ヒューマンエラーの防止に効果的です。
• アクセス情報の管理
  PCへのログイン時刻やIPアドレス、アカウントなどの情報を管理できる機能です。データの持ち出しや不正アクセスの防止に必要な機能と言えます。
• アプリやソフトウェア情報の自動認識
  PCにインストールされているアプリやソフトウェアの情報を自動認識する機能です。手動で一つひとつ登録するには負担が大きく、ミスが発生しやすい作業であるため、業務負荷の軽減とヒューマンエラー防止のために重要な機能と言えるでしょう。