近年データ流出による被害が増えるなか、データ消去が適切に行われたことを客観的に証明するものとして、「データ消去証明書」に注目が集まっています。
本記事では、データ消去証明書とは何か？から証明書が求められる理由、データ消去証明書を発行するメリットについて解説していきます。データ消去に不安を感じている方に、役立つ内容をお届けします。
2023.12.21
基礎知識
データ消去証明書とは？注目される背景や発行のメリットについて解説
データ消去証明書とは？
データ消去証明書とは、PCの記憶媒体や、各種ストレージなどのデータが適切に消去されたことを客観的に証明するものです。
データ消去証明書はPCの処分をアウトソーシングした際、データ消去を実際に行った業者もしくは専門の第三者機関が発行するもので、機密情報や個人情報の漏えいを防ぐために重要なものとして位置づけられています。
データ消去証明書に記載される内容には、以下のようなものが含まれるのが一般的です。
- 対象物件の本体機種名、製造元
- シリアル番号、記憶媒体を特定できる番号、証明書のシリアル番号
- データ消去作業日
- 消去に使用したソフトウェアと方法、上書き回数、消去実施後の結果
データ証明書を取得することで適切な方法でデータを消去したことを対外的に証明できるため、取引先や顧客などに対して安心して取引ができる企業であるということをアピールするためにも役立ちます。
次の項からは、データ消去証明書が注目されるようになった背景を追っていきます。
データ消去証明書が注目される背景
データ消去証明書が発行されるようになり、そして注目されるようになった背景には、過去にさまざまなデータ消去に関する事件やトラブルが発生したことがあります。
中でも決定的だった事件は、2019年に発生しました。神奈川県庁で使用されていたサーバーに搭載されていたHDDが、何者かによりネットオークションで転売され、行政文書や個人情報が流出するという事件が発生したのです。
このHDDは、神奈川県庁と契約していたリース会社経由で、リユース業者に廃棄が委託されていました。しかし、委託先のリユース業者の社員がこれを勝手に持ち出して、転売していたというものでした。捜査を進めるうちに、この社員が数年前から、同様の手口によりネットオークション上でデータが保存された機器の転売を繰り返していたことも発覚したため、被害の範囲、影響は甚大なものになりました。
総務省はこの事件をきっかけとして、2020年にセキュリティポリシーのガイドラインの改定を行いました。それに伴い、自治体の情報システム機器処分やリース品の返却時は、復元が不可能な方法でデータを消去すること、および物理的破壊によりデータ消去した場合は破壊完了証明書を発行することが求められるようになったのです。
総務省がセキュリティポリシーのガイドライン改定を行うといった、行政が乗り出すまでの大事件に発展したことは、データ消去に関してより注目が集まるきっかけになりました。特にこの神奈川県庁の情報漏えい事件は、データが適切に消去されたことを証明するデータ消去証明書の発行プロセスを経ていれば防げていたであろうことから、データ消去証明書の重要性の認識につながったと言えます。
※総務省｜自治体情報セキュリティ対策の見直しのポイント2020年5月（参照:2023年9月16日）
データ消去証明書を発行するメリットとは？
データ消去証明書を発行することには、情報漏えいの防止や社会的信用の担保、そして万一情報漏えいが発生しても、その原因特定に役立つといったメリットがあります。以下、それらメリットについて解説していきます。
情報漏えいを防止できる
データ消去証明書は、どのようなツールやソフトによってデータ消去されたか、復元されないように消去されたか、およびその結果を文書化したものです。データ消去を適切に実施した際にしか発行されないため、情報漏えいの防止につながります
情報漏えいが発生した際の原因特定に役立つ
データ消去証明書は、万が一情報漏えいが発生した場合に、処分に携わった業者から漏えいしたのではないということを証明するために利用できます。
社会的信用の担保につながる
データ消去証明書を保持していることは、顧客や取引先などに対して、適切にIT機器を処分していることの証明になります。相手側へ情報を適切に扱っている企業であるという信頼感を与えることで、社会的信用性の担保につなげられます。
自社でデータ消去を行う場合
コストの問題などから、自社でデータ消去を行わなければいけない場合もあります。その場合には、以下の3つの方法があります。
- データ消去専用ソフト（法人向けのデータ消去ソフトの使用が理想的）
- 磁気破壊
- 物理破壊
データ消去専用ソフトを使ってデータを消去する場合は、記録媒体内に無意味なデータを上書きしてもともとのデータを読み取れなくする方法をとります。記録媒体を壊さずにすむため、データを消去したあとのPCの再利用が可能です。ただし、データ消去専用ソフトごとに精度が異なるという点に注意が必要です。
磁気、物理破壊なども専用のツールを使用する必要があるのですが、専門知識がなければツールの選択が難しく、記憶媒体の特性によってはきれいにデータを消去できないこともあります。
自社でデータ消去を行う方法について、詳細は下記の記事をご覧ください。
DRSのデータ消去サービス
PCレンタル、PCLCM（PCライフサイクルマネージメント）サービスを提供しているDRSでは、レンタル・リースをご利用中のお客様を対象として、オプションでデータ消去サービスを提供しています。
DRSのデータ消去サービスは、専用のデータ消去ソフトを利用して実施します。データ消去作業証明書の発行も可能なため、法人用PCを安全性の高い方法で利用し、情報漏えいを防止したいといった場合に最適なサービスです。
なお、データ消去サービスはDRSのレンタル・リースをご利用中のお客様が対象になるため、データ消去のみの委託はできません。PCLCMサービスではPCのレンタルやその故障時のサポート、データ消去などを提供しています。PCの導入を考えている方は、ぜひご検討ください。
また、法人用パソコンを安全に処分する方法については、下記の記事もあわせてご参照ください。
データ消去の依頼はデータ消去証明書を発行できる業者へ
データ消去証明書は、IT機器のデータ消去作業が適切に実施されたことを示すものです。信頼のできるデータ消去証明書を発行できる業者へ処分を依頼することは、情報漏えいの防止に直結します。
初期化済みなので大丈夫、もう使用することはない機器なので問題ない、などとデータ消去について甘く考えていると、あとになって深刻な問題を引き起こすことがあります。
DRSの提供するPCLCMサービスは、PCの調達や初期設定、故障時の保守対応のほか、PC処分時のデータ消去サービスも提供しています。HDDとSSDどちらのデータ消去にも対応しており、データ消去作業証明書の発行も可能です。
自社の事業を拡大させるために安定したPCの利用を検討している場合は、ぜひお問い合わせください。
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